Datenschutz

Datenschutzordnung des HCER (Stand: 23. November 2018)

Präambel

Der Handballclub Eynatten-Raeren V.o.G. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU) Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 und des Gesetzes vom 30. Juli 2018 über den Schutz der natürlichen Personen hinsichtlich der Verarbeitungen personenbezogener Daten zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung



§ 1 Allgemeines


Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten unter anderem von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Trainingsbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, zum Beispiel in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz- Grundverordnung, das Gesetz vom 30. Juli 2018 über den Schutz der natürlichen Personen hinsichtlich der Verarbeitungen personenbezogener Daten und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.



§ 2. Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder


1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.


2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Name Vorname Geburtsdatum Geburtsort Wohnsitz Nationalregisternummer (oder Pass- oder Ausweisnummer für Personen, die im Ausland wohnen) - Nationalität Geschlecht - Telefonnummer (Festnetz & Mobiltelefon) Foto (auf der Lizenz) E-Mail-Adresse Lizenznummer beim Dachverband (Ligue Francophone de Handball abgekürzt „LFH“) – Mannschaftszugehörigkeit Vermerk ob der Beitrag gezahlt wurde Vermerk ob der Sportbefähigungsnachweis eingereicht wurde Position des Spielers (ab Seniorenbereich) - ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter - ggf. Funktion im Verein.


3. Der Handballclub Eynatten-Raeren V.o.G. ist zwei Verbänden angeschlossen: dem belgischen, frankophonen Verband (Ligue Francophone de Handball, abgekürzt „LFH“) und dem deutschen Landesverband „Handballverband Mittelrhein e.V.“ – Kreis Aachen-Düren). Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den beiden Verbänden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (1) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Die personenbezogenen Daten der Funktionäre (zum Beispiel Präsident, Sekretär, Kassierer, Verwaltungsratsmitglieder, Tischsekretäre und Zeitnehmer, Hallenverantwortlicher, Trainer, Physiotherapeuten, etc.) können im gleichen Rahmen weitergeleitet werden.


Nachstehend eine nicht begrenzte Liste von Drittpersonen oder Einrichtungen, die ggf. die personenbezogenen Daten unserer Mitglieder im Rahmen ihrer Tätigkeiten erhalten müssen:

  • Ligue Francophone de Handball (abgk. LFH)

  • Union Royale Belge de Handball (abgk. URBH)

  • Handballkreis Aachen/Düren e.V.

  • Handballverband Mittelrhein e.V.

  • Westdeutscher Handball-Verband e.V.

  • Deutscher Handballbund (abgk. DHB)

  • SMAP (Vereinsversicherung über den Dachverband LFH)

  • Gemeinde Raeren (einmal jährlich zwecks Bezuschussungsantrag)

  • Ministerium der deutschsprachigen Gemeinschaft (gelegentlich zwecks Bezuschussungsanträgen oder im Rahmen der kostenlosen Versicherung für Ehrenamtliche)

  • Wallonische Region (gelegentlich zwecks Bezuschussungsanträgen)

  • Gegnerische Mannschaften anhand der Spielberichte (Name, Vorname, Lizenznummer)

  • Bus- oder andere Reiseunternehmen (bei weiten Ausfahrten, zum Beispiel zum Jugend-

    Handballturnier nach Schweden)

    Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

    Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

    Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

    Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

    Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Verwaltungsrats, der Trainer und Trainerinnen, ggf. der Funktionäre mit Vornamen, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail- Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.



§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit


1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.


2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.


3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.


4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Verwaltungsrats, der Trainer und Trainerinnen, ggf. der Funktionäre mit Vornamen, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail- Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.



§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein


Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Verwaltungsrat. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort „Sekretariat“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.


Der Sekretär stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.



§ 5  Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen


1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern etc.) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.


2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.


3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.


4. Kommunikation per E-Mail

auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Verwaltungsrats, Trainer und Trainerinnen, Funktionäre, etc.), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Diesbezüglich müssen sie das Formular „Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen“ unterschreiben.



§ 6 Kommunikation per E-Mail


1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein eine vereinseigene E-Mail-Adresse ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.


2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.



§7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit


Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Verwaltungsrats, Trainer und Trainerinnen, Funktionäre, etc.), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Diesbezüglich müssen sie das Formular „Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen“ unterschreiben.



§ 8 Datenschutzbeauftragter

Der Verein verfügt über einen Datenschutzbeauftragten. An ihn kann sich gewandt werden, wenn Mitglieder Fragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten haben.



§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten in den neuen Medien (2)


1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegen dem Verantwortlichen für die neuen Medien. Änderungen dürfen nur in Absprache mit dem Vereinsverantwortlichen für die neuen Medien vorgenommen werden.


2. Der Vereinsverantwortliche für die neuen Medien ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.


3. Gruppierungen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Verwaltungsrats. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Gruppierungen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vereinsverantwortliche für die neuen Medien weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vereinsverantwortlichen für die neuen Medien, kann der Verwaltungsrat die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Verwaltungsrats ist unanfechtbar.



§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung


1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder weitergabe ist untersagt.


2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.



§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Generalversammlung des Handballclubs Eynatten-Raeren am 07.12.2018 beschlossen und tritt am gleichen Tag in Kraft.


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(1) Dies geschieht durch die schriftliche Anmeldung im Verein, der daraufhin eine Aufnahme in den Verband „LFH“ beantragt. Sobald die Aufnahme in den Verband bestätigt ist, ist der Spieler oder die Spielerin spielberechtigt. Ab der Spielklasse „Poussins“ ist zudem eine Spielerlizenz erforderlich, die der Verein ebenfalls beim Verband „LFH“ beantragt.

(2) Zu den aktuellen neuen Medien zählen der vereinseigene Internetauftritt, Facebook, Twitter, Snapshot, Instagram etc. Diese Liste ist nicht begrenzt.



Spellegasse 8

B-4731 Eynatten

T: +32(0)486/87.44.56

E: hcer72@hotmail.com

W: www.hcer.be

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